Algemene Voorwaarden
YourBuzzyBee – zakelijke dienstverlening (B2B)
Versie 1 april 2026
| Toepassing | Op alle offertes, opdrachten, overeenkomsten en vervolgopdrachten van YourBuzzyBee met zakelijke opdrachtgevers |
| Publicatie | Deze versie is geschikt om op de website te publiceren en om van toepassing te verklaren in offertes, opdrachtbevestigingen en overeenkomsten |
1. Definities
1.1 In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder: Opdrachtnemer: YourBuzzyBee; Opdrachtgever: de wederpartij van Opdrachtnemer; Partijen: Opdrachtnemer en Opdrachtgever gezamenlijk; Overeenkomst: iedere overeenkomst van opdracht tussen partijen; Diensten: alle door Opdrachtnemer te verrichten werkzaamheden op het gebied van virtual assistant werkzaamheden, office support, administratieve ondersteuning, secretariaatsdiensten en aanverwante zakelijke ondersteuning.
1.2 Onder schriftelijk wordt mede verstaan: per e-mail of via een andere elektronische communicatiemethode die voor partijen gebruikelijk en reproduceerbaar is.
2. Toepasselijkheid
2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, overeenkomsten, vervolgopdrachten en overige rechtsbetrekkingen tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever.
2.2 De toepasselijkheid van algemene voorwaarden van Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij Opdrachtnemer deze uitdrukkelijk en schriftelijk heeft aanvaard.
2.3 Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn slechts geldig indien zij uitdrukkelijk en schriftelijk zijn overeengekomen.
2.4 Indien enige bepaling uit deze algemene voorwaarden nietig is of vernietigd wordt, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. Partijen zullen dan een vervangende bepaling overeenkomen die zoveel mogelijk aansluit bij doel en strekking van de oorspronkelijke bepaling.
3. Offertes en totstandkoming van de overeenkomst
3.1 Alle offertes en aanbiedingen van Opdrachtnemer zijn vrijblijvend, tenzij daarin uitdrukkelijk een bindend karakter of een termijn voor aanvaarding is vermeld.
3.2 Tenzij anders vermeld, zijn offertes 14 dagen geldig vanaf de offertedatum.
3.3 Een overeenkomst komt tot stand door schriftelijke of elektronische aanvaarding van een offerte of opdrachtbevestiging door Opdrachtgever, dan wel doordat Opdrachtnemer op verzoek van Opdrachtgever feitelijk met de uitvoering aanvangt.
3.4 Kennelijke verschrijvingen, omissies of fouten in offertes, prijsopgaven of andere mededelingen van Opdrachtnemer binden Opdrachtnemer niet.
4. Aard en uitvoering van de dienstverlening
4.1 De dienstverlening van Opdrachtnemer is, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen, een inspanningsverbintenis. Termijnen, planningen en doorlooptijden zijn indicatief en niet fataal.
4.2 Opdrachtnemer zal de werkzaamheden naar beste inzicht, deskundigheid en vermogen uitvoeren, met inachtneming van de overeengekomen scope en de gerechtvaardigde belangen van Opdrachtgever.
4.3 Tenzij schriftelijk anders overeengekomen verricht Opdrachtnemer de werkzaamheden in beginsel op afstand en tijdens reguliere werkdagen en werktijden. Voor werkzaamheden op locatie, buiten reguliere tijden of onder verhoogde spoed kunnen aanvullende afspraken en kosten gelden.
4.4 Opdrachtnemer is gerechtigd werkzaamheden geheel of gedeeltelijk door derden te laten uitvoeren en zal daarbij redelijke zorgvuldigheid betrachten.
4.5 Opdrachtnemer is niet verplicht instructies uit te voeren die onrechtmatig, misleidend, onveilig, technisch onuitvoerbaar of strijdig met professionele normen zijn, of die naar het redelijke oordeel van Opdrachtnemer een onevenredig compliance- of reputatierisico opleveren.
4.6 Tenzij dit uitdrukkelijk onderdeel van de opdracht is, verstrekt Opdrachtnemer geen juridisch, fiscaal, accountancy-, HR-, vergunningen- of ander specialistisch advies. Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor het tijdig inwinnen van specialistisch advies waar dat nodig is.
4.7 Opdrachtnemer is slechts bevoegd namens Opdrachtgever rechtshandelingen te verrichten of verplichtingen jegens derden aan te gaan indien en voor zover Opdrachtgever daarvoor vooraf een specifieke, schriftelijke volmacht of ondubbelzinnige instructie heeft verstrekt.
4.8 Wijzigingen in de opdracht, nieuwe prioriteiten, aanvullende wensen of gewijzigde omstandigheden kunnen leiden tot meerwerk, aangepaste termijnen of een wijziging van de prijs.
5. Verplichtingen van Opdrachtgever
5.1 Opdrachtgever zorgt ervoor dat Opdrachtnemer tijdig beschikt over alle informatie, stukken, systemen, toegangsrechten, autorisaties, contactpersonen en besluiten die nodig zijn voor een goede uitvoering van de overeenkomst.
5.2 Opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid, actualiteit en rechtmatigheid van alle door of namens haar verstrekte informatie, gegevens, persoonsgegevens, content, bestanden en instructies.
5.3 Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de eigen bedrijfsvoering, de inhoudelijke en juridische eindcontrole, interne goedkeuringen, verzending, publicatie, indiening, betaalopdrachten, back-ups, licenties, bewaarplichten en naleving van op haar rustende verplichtingen.
5.4 Concepten, conceptantwoorden, documenten, planningen, teksten of andere resultaten die duidelijk voor review aan Opdrachtgever zijn verstrekt, gelden als goedgekeurd indien Opdrachtgever daartegen niet binnen 5 werkdagen gemotiveerd schriftelijk bezwaar maakt, tenzij de aard of spoed van de opdracht een kortere termijn rechtvaardigt. Eerder gebruik, verzending, publicatie, implementatie of anderszins in gebruik nemen geldt steeds als volledige goedkeuring.
5.5 Indien Opdrachtgever de voor de uitvoering noodzakelijke medewerking niet of niet tijdig verleent, is Opdrachtnemer gerechtigd de uitvoering op te schorten en de daaruit voortvloeiende extra kosten of extra tijd aan Opdrachtgever door te berekenen.
5.6 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de rechtmatige grondslag voor verwerking van persoonsgegevens binnen haar organisatie en voor de rechtmatigheid van de aan Opdrachtnemer gegeven instructies.
5.7 Opdrachtgever zal geen bijzondere persoonsgegevens, zeer gevoelige gegevens, BSN’s, kopieën van identiteitsbewijzen of andere risicovolle gegevens aan Opdrachtnemer verstrekken of laten verwerken, tenzij dit strikt noodzakelijk is voor de opdracht, vooraf schriftelijk is afgestemd en passende aanvullende maatregelen zijn overeengekomen.
6. Tarieven, kosten en prijswijzigingen
6.1 Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, worden werkzaamheden verricht op basis van nacalculatie tegen het overeengekomen uurtarief of tegen de overeengekomen pakket- of projectprijs.
6.2 Alle door Opdrachtnemer genoemde bedragen zijn exclusief btw en exclusief eventuele kosten van derden, reis- en verblijfskosten, koerierskosten, softwarekosten, betaaltransactiekosten en overige specifiek voor de opdracht gemaakte kosten, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
6.3 Indien tijdens de uitvoering blijkt dat de omvang of complexiteit van de werkzaamheden wezenlijk afwijkt van hetgeen partijen redelijkerwijs mochten verwachten, is Opdrachtnemer gerechtigd de prijs of het aantal te besteden uren in redelijkheid aan te passen.
6.4 Opdrachtnemer is gerechtigd haar tarieven periodiek te indexeren of aan te passen, bijvoorbeeld bij stijgende kosten, uitbreiding van de scope of gewijzigde marktomstandigheden. Een tariefswijziging wordt, voor zover redelijkerwijs mogelijk, vooraf aangekondigd.
6.5 Opdrachtnemer is gerechtigd om, alvorens met de werkzaamheden aan te vangen of deze voort te zetten, een redelijk voorschot of aanvullende zekerheid voor betaling te verlangen.
7. Facturatie en betaling
7.1 Opdrachtnemer factureert maandelijks achteraf, vooraf of per overeengekomen mijlpaal, afhankelijk van de gemaakte afspraken.
7.2 Facturen dienen binnen 14 dagen na factuurdatum te worden voldaan, zonder opschorting, verrekening of inhouding, tenzij dwingend recht anders voorschrijft.
7.3 Bezwaren tegen een factuur dienen binnen 14 dagen na factuurdatum schriftelijk en gemotiveerd bij Opdrachtnemer te zijn ingediend. Het indienen van een bezwaar schort de betalingsverplichting niet op.
7.4 Bij niet-tijdige betaling is Opdrachtgever van rechtswege in verzuim. Opdrachtnemer is dan gerechtigd de wettelijke handelsrente en redelijke buitengerechtelijke incassokosten in rekening te brengen.
7.5 Door Opdrachtgever gedane betalingen strekken eerst in mindering op kosten en rente en vervolgens op de oudste openstaande facturen.
7.6 Zolang Opdrachtgever niet volledig en tijdig aan haar betalingsverplichtingen voldoet, is Opdrachtnemer gerechtigd de uitvoering van de werkzaamheden geheel of gedeeltelijk op te schorten.
8. Looptijd, opschorting en beëindiging
8.1 De overeenkomst wordt aangegaan voor de overeengekomen duur of, indien geen duur is afgesproken, voor onbepaalde tijd.
8.2 Een overeenkomst voor onbepaalde tijd kan door ieder der partijen schriftelijk of per e-mail worden opgezegd met inachtneming van de overeengekomen opzegtermijn, en bij gebreke daarvan met een opzegtermijn van 1 kalendermaand.
8.3 Opdrachtnemer is gerechtigd de uitvoering van de overeenkomst geheel of gedeeltelijk op te schorten of de overeenkomst met onmiddellijke ingang geheel of gedeeltelijk te beëindigen indien Opdrachtgever niet tijdig betaalt, de noodzakelijke medewerking niet verleent, onjuiste of onrechtmatige instructies geeft, surseance van betaling aanvraagt, failliet wordt verklaard of haar onderneming staakt.
8.4 Bij beëindiging blijft Opdrachtgever gehouden alle tot dat moment verrichte werkzaamheden, gemaakte kosten en reeds aangegane verplichtingen te voldoen.
8.5 Opdrachtnemer zal na beëindiging, voor zover passend bij de aard van de opdracht, tegen het gebruikelijke tarief en na volledige betaling van openstaande bedragen redelijke medewerking verlenen aan een zorgvuldige afronding of overdracht.
9. Geheimhouding
9.1 Partijen verplichten zich tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de overeenkomst van elkaar ontvangen.
9.2 Informatie geldt in ieder geval als vertrouwelijk indien deze als zodanig is aangeduid of indien het vertrouwelijke karakter voortvloeit uit de aard van de informatie.
9.3 De geheimhoudingsverplichting geldt niet voor informatie die reeds openbaar was, rechtmatig van een derde werd verkregen zonder geheimhoudingsplicht, zelfstandig is ontwikkeld of op grond van een wettelijke plicht of rechterlijk bevel moet worden verstrekt.
9.4 Opdrachtnemer mag vertrouwelijke informatie uitsluitend delen met medewerkers of ingeschakelde derden voor zover dat nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst en mits ook zij aan passende geheimhoudingsverplichtingen zijn gebonden.
9.5 De geheimhoudingsverplichting blijft ook na beëindiging van de overeenkomst van kracht.
10. Persoonsgegevens en informatiebeveiliging
10.1 Partijen zullen bij de verwerking van persoonsgegevens handelen in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
10.2 Voor zover Opdrachtnemer persoonsgegevens verwerkt voor eigen doeleinden, zoals relatiebeheer, offerteopvolging, facturatie, kwaliteitsbewaking en de eigen bedrijfsvoering, is Opdrachtnemer verwerkingsverantwoordelijke. Op die verwerkingen is de privacyverklaring van YourBuzzyBee van toepassing.
10.3 Voor zover Opdrachtnemer persoonsgegevens uitsluitend namens Opdrachtgever verwerkt in het kader van de overeengekomen dienstverlening, geldt Opdrachtgever in beginsel als verwerkingsverantwoordelijke en Opdrachtnemer als verwerker. Partijen sluiten in dat geval, voor zover wettelijk vereist, een afzonderlijke verwerkersovereenkomst.
10.4 Opdrachtgever staat ervoor in dat persoonsgegevens die zij aan Opdrachtnemer verstrekt of laat verwerken rechtmatig zijn verkregen en mogen worden gebruikt voor de opdracht.
10.5 Opdrachtnemer treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie te beveiligen, passend bij de aard van de dienstverlening en de daarmee gemoeide risico’s.
10.6 Indien zich een beveiligingsincident voordoet dat betrekking heeft op persoonsgegevens die Opdrachtnemer namens Opdrachtgever verwerkt en dat redelijkerwijs kwalificeert als een datalek of daartoe kan leiden, zal Opdrachtnemer Opdrachtgever daarover zonder onredelijke vertraging informeren.
11. Intellectuele eigendom en gebruiksrechten
11.1 Alle intellectuele eigendomsrechten op door Opdrachtnemer gebruikte of ontwikkelde methoden, werkwijzen, templates, formats, standaarddocumenten, knowhow, software-instellingen en andere hulpmiddelen blijven bij Opdrachtnemer of haar licentiegevers berusten.
11.2 Voor zover op specifiek voor Opdrachtgever vervaardigde resultaten rechten van intellectuele eigendom van Opdrachtnemer rusten, verkrijgt Opdrachtgever na volledige betaling een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de eigen bedrijfsvoering, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen.
11.3 Opdrachtnemer mag de bij de uitvoering van de opdracht opgedane algemene kennis, ervaring, ideeën en generieke inzichten blijven gebruiken, mits daarbij geen vertrouwelijke informatie van Opdrachtgever of herleidbare persoonsgegevens van betrokkenen worden prijsgegeven.
11.4 Opdrachtgever garandeert dat door haar aangeleverde materialen, gegevens en content geen inbreuk maken op rechten van derden en vrijwaart Opdrachtnemer voor aanspraken van derden ter zake.
12. Gebruik van systemen, software en derden
12.1 Indien de uitvoering van de overeenkomst plaatsvindt in of via systemen van Opdrachtgever, draagt Opdrachtgever zorg voor tijdige en passende toegangsrechten, instructies en interne autorisaties.
12.2 Opdrachtnemer mag bij de uitvoering van de werkzaamheden gebruikmaken van gangbare digitale hulpmiddelen, cloudoplossingen, communicatiekanalen, automatiseringen en softwareleveranciers, mits daarbij een zorgvuldige afweging wordt gemaakt en passende beveiligingsmaatregelen worden toegepast. Indien Opdrachtgever specifieke beperkingen of verboden ten aanzien van tools of leveranciers wil hanteren, dient zij die vooraf schriftelijk kenbaar te maken.
12.3 Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de beschikbaarheid, licenties, configuratie, updates en rechtmatige inzet van de door haar gekozen systemen en software.
12.4 Opdrachtnemer geeft geen garantie dat systemen, software of diensten van derden ononderbroken, foutloos of veilig beschikbaar zijn.
12.5 Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor storingen, beveiligingsproblemen, dataverlies of beperkingen die zijn toe te rekenen aan systemen, software of diensten van derden waarop Opdrachtnemer geen beslissende invloed heeft, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van Opdrachtnemer.
13. Overmacht
13.1 Onder overmacht wordt verstaan iedere van de wil van Opdrachtnemer onafhankelijke omstandigheid die de nakoming van de overeenkomst tijdelijk of blijvend verhindert of onredelijk bezwaarlijk maakt, waaronder begrepen ziekte, internet- of stroomstoringen, storingen bij toeleveranciers of softwarediensten, cyberincidenten, overheidsmaatregelen, vervoersproblemen, brand en andere calamiteiten.
13.2 Tijdens een overmachtsituatie worden de verplichtingen van Opdrachtnemer opgeschort. Indien de overmachtssituatie langer duurt dan 60 dagen, zijn beide partijen gerechtigd de overeenkomst schriftelijk geheel of gedeeltelijk te beëindigen zonder gehoudenheid tot schadevergoeding.
14. Aansprakelijkheid en vrijwaring
14.1 Iedere aansprakelijkheid van Opdrachtnemer is beperkt tot vergoeding van directe schade. Indien en voor zover een beroeps- of bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering dekking biedt, is aansprakelijkheid beperkt tot het door de verzekeraar uitgekeerde bedrag vermeerderd met het toepasselijke eigen risico. Indien geen verzekeringsuitkering plaatsvindt, is aansprakelijkheid beperkt tot het totaalbedrag exclusief btw dat Opdrachtgever in de drie maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis voor de betreffende opdracht daadwerkelijk aan Opdrachtnemer heeft betaald, met een absoluut maximum van EUR 5.000.
14.2 Samenhangende gebeurtenissen of een reeks gebeurtenissen met een gemeenschappelijke oorzaak gelden voor de toepassing van deze bepaling als één gebeurtenis.
14.3 Aansprakelijkheid voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, schade door bedrijfsstagnatie, verlies van data, reputatieschade, boetes, sancties, verhoogde interne kosten en aanspraken van derden is uitgesloten, tenzij de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Opdrachtnemer en voor zover dwingend recht zich daartegen niet verzet.
14.4 Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit onjuiste of onvolledige informatie van Opdrachtgever, uit door Opdrachtgever gegeven instructies, uit fouten of storingen in systemen van Opdrachtgever of derden, uit het uitblijven van tijdige controle of goedkeuring door Opdrachtgever, of uit verzending, publicatie of implementatie nadat Opdrachtgever de resultaten heeft goedgekeurd of gebruikt.
14.5 Iedere aanspraak op schadevergoeding vervalt indien Opdrachtgever de schade niet binnen 30 dagen na ontdekking schriftelijk en voldoende gemotiveerd aan Opdrachtnemer meldt, en in ieder geval uiterlijk binnen 12 maanden na de schadeveroorzakende gebeurtenis.
14.6 Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer volledig tegen aanspraken van derden, waaronder begrepen redelijke kosten van verweer, die verband houden met door Opdrachtgever aangeleverde materialen, gegevens(verwerkingen), instructies, schending van rechten van derden of andere omstandigheden die aan Opdrachtgever zijn toe te rekenen.
15. Klachten
15.1 Klachten over de uitvoering van de werkzaamheden dienen door Opdrachtgever zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen 14 dagen na ontdekking, schriftelijk en zo concreet mogelijk aan Opdrachtnemer te worden gemeld.
15.2 Een klacht schort de betalingsverplichting van Opdrachtgever niet op.
15.3 Indien een klacht gegrond is, krijgt Opdrachtnemer een redelijke termijn om de klacht te onderzoeken en – naar keuze van Opdrachtnemer – de werkzaamheden alsnog deugdelijk uit te voeren, de werkzaamheden te herstellen of een redelijke creditering toe te passen.
16. Toepasselijk recht en geschillen
16.1 Op alle rechtsverhoudingen tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
16.2 Geschillen die voortvloeien uit of verband houden met de overeenkomst, offerte of deze algemene voorwaarden worden, voor zover dwingend recht niet anders voorschrijft, voorgelegd aan de bevoegde rechter van het arrondissement waarin Opdrachtnemer is gevestigd.
16.3 Elektronische communicatie, elektronische opslag en door partijen gebruikte digitale systemen kunnen als bewijs dienen van afspraken, opdrachten, goedkeuringen en overige relevante communicatie tussen partijen.