Privacyverklaring

YourBuzzyBee – verwerking van persoonsgegevens

Versie 1 april 2026

Toepassing	Websitebezoekers, (potentiële) klanten, contactpersonen bij opdrachtgevers en leveranciers en andere personen met wie YourBuzzyBee zakelijk contact heeft
Rol	Deze verklaring geldt voor verwerkingen waarvoor YourBuzzyBee zelf verwerkingsverantwoordelijke is. Voor verwerkingen die uitsluitend namens een opdrachtgever plaatsvinden, geldt die opdrachtgever in beginsel als verwerkingsverantwoordelijke.

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

YourBuzzyBee is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals in deze privacyverklaring beschreven.

Naam: YourBuzzyBee

Adres: Theemsweg 61, 3201 LT Spijkenisse

KvK-nummer: 42030113

E-mail: contact@yourbuzzybee.nl

Telefoon: 0615537637

Privacycontact: contact@yourbuzzybee.nl

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of wilt u een beroep doen op uw privacyrechten, neem dan contact op via bovenstaande gegevens.

2. Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die YourBuzzyBee verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke, bijvoorbeeld wanneer u contact opneemt, een offerte aanvraagt, klant of leverancier bent, onze website bezoekt of op een andere manier met ons in contact staat.

Verwerkt YourBuzzyBee persoonsgegevens uitsluitend namens een opdrachtgever, bijvoorbeeld in systemen, mailboxen, bestanden of werkprocessen van die opdrachtgever, dan bepaalt die opdrachtgever in beginsel het doel en de middelen van de verwerking. In dat geval gelden daarnaast de afspraken uit de overeenkomst, de algemene voorwaarden en – voor zover wettelijk vereist – een afzonderlijke verwerkersovereenkomst.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

• contact- en identificatiegegevens, zoals naam, bedrijfsnaam, functie, adres, e-mailadres en telefoonnummer;
• correspondentie- en communicatiegegevens, zoals e-mails, berichten, notities, planningen, afspraken en gespreksverslagen;
• opdracht- en projectgegevens, zoals opdrachtomschrijving, voorkeuren, deadlines, documentversies, opmerkingen en relevante werkafspraken;
• financiële en administratieve gegevens, zoals factuurgegevens, betaalgegevens, btw- en KvK-gegevens voor zover relevant;
• technische gegevens bij gebruik van onze website of digitale kanalen, zoals IP-adres, browsergegevens, contactformulierinzendingen, loggegevens en cookie- of toestemmingskeuzes;
• overige persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt of die redelijkerwijs nodig zijn voor de uitvoering van een opdracht.

Wij vragen u uitdrukkelijk om geen bijzondere persoonsgegevens, BSN, kopieën van identiteitsbewijzen, medische gegevens of andere onnodig gevoelige informatie aan ons te sturen, tenzij dit strikt noodzakelijk is, vooraf is afgestemd en daarvoor een geldige juridische basis bestaat.

Wij hebben niet de intentie persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar te verwerken, tenzij dit noodzakelijk is voor een concrete opdracht, wettelijk is vereist of met geldige toestemming gebeurt.

4. Hoe komen wij aan uw persoonsgegevens?

• rechtstreeks van u, bijvoorbeeld wanneer u contact opneemt, een offerte aanvraagt, klant wordt of een formulier invult;
• via uw werkgever, opdrachtgever, collega of leverancier wanneer u namens een organisatie als contactpersoon optreedt;
• tijdens de uitvoering van de opdracht, bijvoorbeeld via e-mail, overleg, documenten, planningen of aangeleverde bestanden;
• via onze website, cookie-instellingen, contactformulieren of andere digitale kanalen;
• uit openbare bronnen, zoals de Kamer van Koophandel, bedrijfswebsites of openbare LinkedIn-profielen, voor zover dat in een zakelijke context passend en rechtmatig is.

5. Voor welke doelen en op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

5.1 Contact, intake en offerteaanvragen

Wij verwerken persoonsgegevens om vragen te beantwoorden, contactverzoeken te behandelen, afspraken in te plannen en offertes op te stellen. De grondslag is het nemen van precontractuele stappen op uw verzoek en, waar van toepassing, ons gerechtvaardigd belang om zakelijke aanvragen ordelijk te behandelen.

5.2 Uitvoering van de overeenkomst

Wij verwerken persoonsgegevens om overeengekomen diensten uit te voeren, werkzaamheden af te stemmen, concepten op te stellen, documenten te beheren, te communiceren en de relatie met opdrachtgevers te onderhouden. De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst.

5.3 Administratie, facturatie en fiscale verplichtingen

Wij verwerken persoonsgegevens voor onze administratie, facturatie, debiteurenbeheer, belastingverplichtingen en – indien nodig – incasso of juridische opvolging. De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst en/of een wettelijke verplichting.

5.4 Relatiebeheer, kwaliteitsbewaking en bewijspositie

Wij verwerken persoonsgegevens om contacthistorie bij te houden, samenwerkingen te evalueren, onze dienstverlening te verbeteren, planning te bewaken, interne kwaliteit te toetsen en zo nodig onze rechtspositie vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang. Dat belang bestaat uit normaal zakelijk relatiebeheer, kwaliteitsbewaking, bedrijfscontinuïteit, fraudepreventie en het kunnen behandelen van klachten, geschillen en claims.

5.5 Nieuwsbrieven en commerciële communicatie

Wij sturen alleen commerciële communicatie wanneer daarvoor een geldige juridische basis bestaat. In beginsel doen wij dit op basis van toestemming. Binnen een bestaande zakelijke relatie kunnen wij, voor zover toepasselijk recht dat toelaat, ook informatie sturen over eigen, vergelijkbare diensten. Afmelden of bezwaar maken kan altijd en kosteloos.

5.6 Websitebeveiliging, continuïteit en afhandeling van verzoeken

Voor het beveiligen van onze website, het tegengaan van misbruik, het waarborgen van continuïteit en het afhandelen van formulierinzendingen of supportverzoeken verwerken wij technische en communicatiegegevens. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang. Dat belang bestaat uit informatiebeveiliging, fraudepreventie, bedrijfscontinuïteit en een veilige werking van onze website en systemen.

5.7 Cookies, analytics en vergelijkbare technieken

Functionele cookies of vergelijkbare technieken die nodig zijn voor de werking van de website kunnen zonder voorafgaande toestemming worden gebruikt voor zover de wet dat toestaat. Niet-noodzakelijke cookies, tracking, marketingtags en embedded diensten die persoonsgegevens verwerken, worden alleen geplaatst of geactiveerd nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven, voor zover die toestemming wettelijk vereist is. Voor de actuele inrichting en categorieën verwijzen wij ook naar onze cookie-instellingen en, indien aanwezig, het afzonderlijke cookiebeleid op de website.

6. Bent u verplicht persoonsgegevens te verstrekken?

U bent niet in alle gevallen wettelijk verplicht om persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Wel kan het noodzakelijk zijn dat u bepaalde gegevens verstrekt om contact met u op te nemen, een offerte op te stellen, een overeenkomst uit te voeren, facturen te verzenden of aan een wettelijke verplichting te voldoen.

Als u noodzakelijke gegevens niet verstrekt, kan het zijn dat wij uw vraag niet kunnen beantwoorden, geen offerte kunnen uitbrengen, een opdracht niet kunnen uitvoeren of bepaalde administratieve verplichtingen niet kunnen nakomen.

7. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen voor zover dat nodig is voor de hierboven omschreven doeleinden, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven.

• boekhouder, accountant of administratiekantoor;
• hosting-, e-mail-, cloud-, back-up-, website- en softwareleveranciers;
• betaaldienstverleners, banken en – indien nodig – incassopartijen;
• ICT-beheerders, beveiligingsdienstverleners en technische ondersteuners;
• juridische, fiscale of andere professionele adviseurs en, waar nodig, verzekeraars in verband met claims of geschillen;
• overheidsinstanties, toezichthouders of opsporingsinstanties als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Met partijen die persoonsgegevens in onze opdracht verwerken, sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst of maken wij gelijkwaardige contractuele afspraken.

8. Doorgifte buiten de EER

Wij proberen persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Als wij gebruikmaken van leveranciers buiten de EER of van leveranciers die persoonsgegevens buiten de EER (laten) verwerken, doen wij dat alleen als daarvoor een geldige doorgiftegrondslag bestaat, zoals een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen of een ander toegestaan doorgiftemechanisme, aangevuld met redelijke aanvullende waarborgen waar dat nodig is.

9. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

• offerteaanvragen en contactverzoeken zonder overeenkomst: in beginsel maximaal 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact, tenzij een langere bewaartermijn nodig is voor bewijs, klachtbehandeling of een geschil;
• klant- en opdrachtdossiers: gedurende de looptijd van de overeenkomst en in beginsel tot maximaal 5 jaar daarna, voor administratie, nazorg, continuïteit, bewijspositie en het behandelen of afweren van klachten en claims, tenzij een kortere of langere termijn wettelijk of redelijkerwijs noodzakelijk is;
• facturen en fiscale administratie: 7 jaar, of langer indien de wet dat vereist;
• nieuwsbrief- en marketinggegevens: totdat u zich afmeldt, bezwaar maakt, toestemming intrekt of de gegevens niet langer nodig zijn;
• cookie- of toestemmingsregistraties: in beginsel maximaal 12 maanden, tenzij een kortere of langere systeemtermijn nodig is voor aantoonbare naleving;
• technische log- en beveiligingsgegevens: niet langer dan redelijkerwijs nodig is voor beveiliging, continuïteit, foutanalyse en incidentafhandeling.

10. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

• toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot personen die die toegang daadwerkelijk nodig hebben;
• wij gebruiken passende wachtwoorden en waar passend meervoudige authenticatie;
• wij werken met actuele software, redelijke beveiligingsinstellingen en zo nodig beveiligde verbindingen;
• wij gaan vertrouwelijk om met documenten, toegangen en communicatie;
• wij evalueren periodiek of onze maatregelen nog passend zijn voor de aard van onze dienstverlening.

Geen enkele beveiligingsmaatregel kan absolute veiligheid garanderen. Als zich ondanks passende maatregelen een incident voordoet, handelen wij in overeenstemming met onze wettelijke verplichtingen en interne procedures.

11. Welke privacyrechten heeft u?

Voor zover de AVG u die rechten toekent, heeft u onder meer recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar, dataportabiliteit en het intrekken van eerder gegeven toestemming.

• U kunt een verzoek indienen via de contactgegevens in deze privacyverklaring.
• Om misbruik te voorkomen, mogen wij aanvullende informatie vragen om uw identiteit vast te stellen.
• Wij reageren in beginsel binnen 1 maand op uw verzoek. Als een verzoek complex is of als wij meerdere verzoeken tegelijk ontvangen, mogen wij deze termijn onder voorwaarden verlengen.
• In sommige gevallen kunnen wij een verzoek niet of niet volledig honoreren, bijvoorbeeld wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te bewaren of wanneer rechten van anderen worden geraakt.

12. Geautomatiseerde besluitvorming

YourBuzzyBee neemt in beginsel geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, en die rechtsgevolgen voor u hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

13. Klachten

Komt u er met ons niet uit, dan horen wij dat graag eerst van u. Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

14. Wijzigingen

Wij mogen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze dienstverlening, website-inrichting, softwarestack of de wet wijzigt. De meest recente versie is leidend. Bij wezenlijke wijzigingen zullen wij die, waar passend, actief communiceren.

15. Contact en slotbepaling

Voor vragen over privacy, beveiliging of deze privacyverklaring kunt u contact opnemen via de hierboven vermelde contactgegevens.

Deze privacyverklaring is bedoeld als informatieverstrekking onder de AVG. Zij schept geen verdergaande contractuele of buitencontractuele aansprakelijkheid dan volgt uit dwingend recht of, waar van toepassing, de met u overeengekomen voorwaarden.