Veelgestelde vragen.
Twijfel je of een Virtual Assistant bij jullie past? Hieronder vind je de vragen die we het vaakst krijgen van MKB’ers. Staat jouw vraag er niet tussen? Stuur gerust een bericht we denken met je mee.
Samenwerken & start
Wat doen jullie precies als Virtual Assistant (VA) voor MKB?
We ontzorgen groeiende MKB’s met rust in de backoffice, grip op opvolging en communicatie die klopt. Denk aan inboxbeheer, agenda, actielijsten/reminders, projectsupport, CRM-bijhouden en (als je wilt) content en communicatiemiddelen.
Voor wie zijn jullie het meest geschikt?
Voor ondernemers en teams waar veel gebeurt en waar opvolging, inbox en planning veel tijd opslokken. Als jij vaak denkt “ik kom overal nét niet aan toe”, dan is dit meestal precies waar wij waarde toevoegen.
Waarin zijn jullie anders dan een ‘standaard VA’?
Je werkt met een vast duo. En we doen meer dan uitvoeren: we brengen structuur, bewaken opvolging en geven vaste updates. Daardoor blijft het lopen, ook als jij druk bent.
Kunnen we eerst kennismaken voordat we starten?
Ja. In een kennismaking bespreken we waar het vastloopt, wat je als eerste uit handen wil geven en welk pakket daarbij past.
Hoe snel kunnen jullie starten?
Na de kennismaking plannen we onboarding. Daarna kunnen we, afhankelijk van jullie systemen en prioriteiten, snel opstarten.
Werken jullie op locatie?
In de basis werken we op afstand. Als er iets anders nodig is, kunnen we dat bespreken
Werkwijze & communicatie.
Hoe ziet jullie werkwijze eruit?
We starten met onboarding (toegang, templates, tone of voice, akkoord- en escalatieregels). Daarna werken we met een actielijst en vaste updates. Jij houdt overzicht, wij houden het in beweging.
Hoe helpt YourBuzzyBee ondernemers overzicht te houden?
Wij zorgen voor vaste VA’s en voorspelbare resultaten zodat je altijd controle en inzicht hebt.
Moet ik alles controleren?
Nee. We richten het zo in dat jij alleen hoeft te beslissen waar het nodig is. We werken met templates, duidelijke afspraken en escalatie. Zo kun jij loslaten zonder de controle kwijt te raken.
Hoe gaat externe communicatie (social posts/nieuwsbrieven) bij jullie?
Standaard altijd op akkoord, tenzij we samen anders afspreken. Zo blijft jouw merk consistent en voel jij je er goed bij.
Kan ik ook marketing en social media ondersteuning afnemen?
Ja, wij bieden optionele marketing en social media diensten naast onze administratieve ondersteuning.
Hoe snel kan YourBuzzyBee mijn taken oppakken?
Wij starten direct na de onboarding én nadat wij toegang hebben ontvangen tot jullie systemen. Vanaf dat moment nemen wij de werkzaamheden over zodat jullie direct ontzorging en overzicht ervaren.
Diensten: backoffice
Doen jullie inboxbeheer?
Ja. We sorteren, prioriteren en beantwoorden op basis van vooraf afgestemde templates. Complexe mails escaleren we met een korte samenvatting en een voorstel voor antwoord.
Kunnen jullie ook agendabeheer doen?
Ja. In Growth/Premium (of in overleg) plannen en verzetten we afspraken, sturen uitnodigingen en zetten reminders klaar.
Doen jullie ook administratie?
Ja. We bieden ondersteunende administratieve diensten. Denk aan het creëren van overzicht, het organiseren en structureren van documenten, het invullen van templates en het uitvoeren van terugkerende administratieve taken. We geven geen boekhoudkundig of juridisch advies.
Maken jullie ook presentaties?
Ja. We maken of verbeteren presentaties in jullie stijl, zodat het er professioneel uitziet en duidelijk is.
Tools & systemen
In welke tools werken jullie?
We werken in de systemen die jullie al gebruiken (bijvoorbeeld mail/agenda, Teams) en we gebruiken zelf o.a. Trello en Canva. Tijdens onboarding spreken we af wat praktisch en veilig is.
Krijgen jullie toegang tot onze mailbox?
Als inbox beheer onderdeel is van de samenwerking: ja, met veilige toegang en duidelijke afspraken over escalatie en akkoordgrenzen.
Kunnen jullie ook processen inrichten?
Ja, klein en concreet. Bijvoorbeeld een simpele structuur voor opvolging, een overzicht voor projecten, templates of een werkwijze die rust geeft. Geen zware consultancy, gewoon praktisch.
Telefonie & Bereikbaarheid
Doen jullie telefonische klantenservice?
Nee. Telefonie is niet standaard onderdeel van onze dienstverlening. Kleine, praktische uitzonderingen kunnen we in overleg bespreken.
Wat zijn jullie werktijden?
Werkdagen ma–vr, van 9:00 tot 17:00 uur.
Wat is jullie responstijd?
Op werkdagen: Basic binnen 24 uur, Growth 12–24 uur, Premium 6–12 uur.
Kunnen jullie ook spoed oppakken?
In overleg. Spoed buiten de SLA kan als meerwerk, eventueel met toeslag (afhankelijk van wat nodig is).
Pakketten, uren & tarieven
Werken jullie met pakketten of uurtarief?
We werken met maandpakketten (retainer). Zo kun je rekenen op vaste ondersteuning en vaste afspraken. Meerwerk kan in overleg.
Wat gebeurt er met niet gebruikte uren?
Niet gebruikte uren vervallen aan het einde van de maand. Zo houden we het helder en voorspelbaar.
Hoe werkt meerwerk?
Meerwerk doen we alleen na overleg en akkoord. We registreren per 30 minuten.
Kunnen we opschalen of afschalen?
Ja, dat kan. We stemmen samen af wat passend is bij jullie fase en workload.
Wat is de opzegtermijn?
Je kunt maandelijks opzeggen met een opzegtermijn van 30 dagen, tenzij anders afgesproken.
Veiligheid, AVG & vertrouwen
Werken jullie met AVG?
Ja. We werken zorgvuldig en verwerken persoonsgegevens alleen voor de uitvoering van de opdracht.
Kunnen jullie een verwerkersovereenkomst (DPA) tekenen?
Ja, dat is mogelijk.
Kunnen jullie een NDA tekenen?
Ja, op verzoek.
Hoe gaan jullie om met vertrouwelijke info?
Discreet en professioneel. We werken met duidelijke toegang, afspraken en zorgvuldig beheer.
Afbakening
Wat doen jullie niet?
Geen juridisch/boekhoudkundig advies, geen contracten opstellen en geen financiële beslissingen boven een afgesproken bedrag zonder schriftelijk akkoord. Ook geen telefonische klantenservice (tenzij kleine uitzondering in overleg).